Objetivo
Agilizar y automatizar las relaciones con clientes, de tal modo que nuestra agenda se encargue de recordar a nuestros clientes con el nivel de certeza, correo electrónico o mensaje de texto al móvil, y antelación necesaria en cada caso las posibles reuniones, vencimiento de impuestos, entregas de documentación, etc.

Aplicable a profesionales, asesorías, bufetes de abogados, etc.

• El coordinador del equipo de trabajo tiene a su disposición una vista consolidada de todas las actividades previstas en la asesoría o servicio profesional.
• Concertación de citas, reuniones, juicios, etc. con clientes. En el mismo instante en el que se fija el evento podemos programar los recordatorios necesarios, tanto para nosotros como para nuestros clientes. Por ejemplo:
1. Una asesoría puede programar para los días 20 de cada mes o trimestre que plusCalendar remita una alerta vía E-Mail a sus clientes indicándoles que le han de remitir las facturas de compras y ventas que se hayan generado en el mes, para que así su cliente se las haga llegar con tiempo suficiente para la confección de los impuestos y registros contables.
2. Un bufete de abogados puede programar un recordatorio vía E-Mail a su cliente tres días antes de la reunión concertada y un recordatorio vía SMS la víspera para así asegurarse la asistencia de su cliente a la misma.
• Si existen espacios de reuniones compartidos, el personal de apoyo, ante la demanda de un cliente de una reunión, puede ver la agenda del profesional requerido así como la disponibilidad de los espacios de reunión, cerrando la visita y su ubicación en ese mismo momento.
• Actualización automática de los eventos introducidos en cada agenda por cualquiera de los miembros del despacho.
• Disponibilidad de la agenda profesional en cualquier momento y lugar con tan sólo disponer de una conexión a Internet.
• Creación y remisión de alertas y recordatorios personalizados, vía E-Mail y SMS tanto para si mismo como para terceros.
• Remisión de la agenda diaria, semanal y mensual a través del correo electrónico a cada profesional.

Procedimiento
1º- Se registra en el sistema el responsable del despacho o bufete.

2º- Creación de calendarios:

Asesoría de empresas
Si la asesoría dispone de varias áreas y profesionales - contabilidad, laboral, fiscal, etc. – crearemos un calendario por cada área.
En el caso de que se trate de un único profesional crearemos dos calendarios, uno para la asesoría en si misma y otro para el profesional.

Bufete de abogados
Si esta compuesto por varios abogados creamos tantos calendarios como profesionales así como un calendario por cada sala de reuniones para la recepción de visitas y otro para el bufete en si mismo.

3º- Comparte con cada profesional el calendario que le corresponde, en caso de que se trate de un único profesional con personal de apoyo, secretariado, administración, compartimos con esta persona el calendario corporativo.

Requisitos:

• Nombre y dirección de correo electrónico de cada integrante del equipo comercial.

Modo recomendado para la compartición de los calendarios:
a) Calendario corporativo, los compartimos con el personal de apoyo así como con los profesionales que integren el despacho.

• Nivel de acceso al calendario: "Escritura" (recomendado). Se trata de que el personal de apoyo, administración secretariado, pueda integrar en dicho calendario el día a día del despacho, como las llamadas recibidas, citas pendientes, etc.

• Nivel de propagación: "Ninguno" (recomendado). Se trata de un calendario que contiene información del despacho y por tanto lo ideal es que podamos controlar quién tiene acceso a la información de dicho calendario.

b) Calendario de cada profesional, lo compartimos con cada profesional así como el personal de apoyo.

• Nivel de acceso al calendario: "Escritura" (recomendado). Se trata de que las personas que integren el equipo de trabajo plasmen en dicho calendario las gestiones que han de realizar, reuniones, seminarios de actualización, citas en organismos públicos, presentación de documentaciones, etc. Adicionalmente, este calendario es compartido con el personal de apoyo para que así, ante llamadas de clientes, visitas recibidas en el despacho, etc. dicho personal pueda verificar la disponibilidad de cada profesional, e insertar en su correspondiente agenda el nuevo evento.

• Nivel de propagación: "Ninguno" (recomendado). Al tratarse de información propia de la asesoría o bufete el nivel de propación de dicha información debería ser controlado.

c) Calendarios de espacios comunes, compartido con cada profesional y el personal de apoyo.

• Nivel de acceso otorgado: "Escritura" (recomendado). De este modo en el momento de cerrar una reunión podemos comprobar en tiempo real la disponibilidad de salas y horarios disponibles, pudiendo reservar dichos espacios tanto los profesionales como el personal de apoyo.

• Nivel de propagación: "Ninguno" (recomendado). Al tratarse de información propia de la asesoría o bufete el nivel de propación de dicha información debería ser controlado

Por lo tanto cada profesional del despacho vería en su agenda:

1. Su calendario de eventos profesional.
2. El calendario de la organización.
3. Los espacios y horarios disponibles de las salas de visitas y reuniones.

4º- Cada una de las personas con las que hayamos compartido un calendario recibirá en su buzón de correo electrónico un mensaje indicándoselo de tal modo que simplemente registrándose en plusCalendar o accediendo a su cuenta de plusCalendar, si ya disponía de ella, podrá acceder a dicho calendario y utilizarlo.

• Copias de seguridad programadas, sin que se tenga que preocupar de ello.
• Control sobre quién puede y no puede ver la agenda de la empresa.
• Conexión segura, la conexión con plusCalendar se puede realizar de forma segura utilizando comunicaciones cifradas HTTPS.
• Total disponibilidad de la agenda, tan sólo es preciso disponer de un acceso a Internet desde un PC o teléfono móvil.

Personalización
plusCalendar es un servicio web susceptible de ser personalizado para un determinado grupo de usuarios, por lo que si está interesado en disponer de una versión personalizada póngase en contacto con nosotros y le explicaremos las características de dicho servicio.

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