Sugerencias de uso - Coordinación equipo comercial
Objetivo
  • Para el responsable del equipo comercial: seguimiento de las acciones comerciales realizadas por el equipo comercial de forma consolidada.
  • Para cada integrante del equipo comercial: facilitar las labores de seguimiento a clientes, recordatorio automatizado de citas y reuniones, etc.

Aplicable a equipos comerciales tanto si son extensos, con distintos equipos distribuidos por zonas geográficas, como reducidos.

Esquema del flujo de información de un departamento comercial de una empresa con plusCalendar

Valores añadidos aportados por plusCalendar
  • Ante ajustes o cambios en el equipo comercial conservamos el histórico de acciones realizadas en dicha zona previamente, así como las acciones previstas en el momento del cambio.
  • El coordinador del equipo comercial tiene a su disposición una vista consolidada de todas las actividades que esta realizando su equipo comercial en ese instante así como las acciones que tienen previsto realizar en el futuro, pudiendo introducir variaciones o modificaciones de agenda sobre la marcha.
  • Los responsables de los equipos comerciales al conocer anticipadamente la agenda de su equipo y verla de forma consolidada pueden afinar o coordinar conforme precisen las distintas actuaciones.
  • Agrupación de los calendarios por familias, desde los servicios centrales se pueden crear tantas familias de agendas como sea preciso, por ejemplo por áreas geográficas, equipos, etc.
  • Visión de las tareas realizadas y pendientes, cualquier evento dispone de la propiedad “Realizado”.
  • Cada usuario puede acceder a su agenda en cualquier momento y lugar, con tan sólo disponer de una conexión a Internet.
  • Creación y remisión de alertas y recordatorios personalizados, vía E-Mail y SMS tanto para cada uno de los integrantes del equipo comercial como para sus clientes.
  • Remisión de la agenda diaria, semanal y mensual a través del correo electrónico a cada comercial y responsable de equipo.

Procedimiento
1º- Registro del responsable del equipo comercial en plusCalendar.

2º- Crear tantos calendarios como comerciales integren el equipo.
En este caso es recomendable que cada comercial disponga de un calendario propio que le permita gestionar las acciones comerciales que realiza.

3º- Crear un calendario para los servicios centrales, donde se reflejen las acciones comerciales globales, reuniones de equipo, fechas límite de facturación, devoluciones, etc.
Si el equipo comercial dispone de jefes de equipo se creará otro calendario para cada jefe de equipo.

4º- Compartir con los comerciales y jefes de equipo los calendarios creados.

Requisitos:

  • Nombre y dirección de correo electrónico de cada integrante del equipo comercial.

Modo recomendado compartición de los calendarios
a) Calendarios asignados a cada comercial (lo compartimos con el comercial y su jefe de equipo):

  • Nivel de acceso al calendario: "Escritura" (recomendado). Se trata de que los comerciales que integren el equipo utilicen dicho calendario para planificar las actividades y eventos que han de desarrollar.
  • Nivel de propagación: "Ninguno" (recomendado). Se trata de un calendario que contiene información de la empresa y por tanto lo ideal es que podamos controlar quién tiene acceso a la información de dicho calendario.
    En este caso, si en el primer nivel se comparte con los jefes de equipo lo recomendable sería un nivel de propagación total para que estos a su vez puedan dar y quitar el acceso a sus subordinados, responsabilizándose el responsable del equipo comercial de esta labor.

b) Calendario de servicios centrales:

  • Nivel de acceso al calendario: "Lectura" (recomendado). En este caso lo interesante es que los comerciales tengan conocimiento de las acciones realizadas por los servicios centrales pero no es preciso que puedan editarlas ni añadir nuevos eventos en dicho calendario.
  • Nivel de propagación: "Ninguno" (recomendado). Se trata de un calendario que contiene información de la empresa y por tanto lo ideal es que podamos controlar quién tiene acceso a la información de dicho calendario.

c) Calendario de los jefes de equipo:

  • Nivel de acceso al calendario: "Escritura" (recomendado). Se trata de que las personas que integren el equipo de trabajo plasmen en dicho calendario las gestiones comerciales que han de realizar.
  • Nivel de propagación: "Escritura" (recomendado). Se trata de que el jefe de equipo pueda dar acceso a su calendario a los comerciales que dependen de él.

Esquema de la estructura de agenda compartida del departamento comercial de una empresa

5º- Cada una de las personas con las que hayamos compartido un calendario recibirá en su buzón de correo electrónico un mensaje indicándoselo de tal modo que simplemente registrándose en plusCalendar o accediendo a su cuenta de plusCalendar, si ya disponía de ella, podrá acceder a dicho calendario y utilizarlo

Seguridad
  • Copias de seguridad programadas, sin que se tenga que preocupar de ello.
  • Control sobre quién puede y no puede ver la agenda de la empresa.
  • Conexión segura, la conexión con plusCalendar se puede realizar de forma segura utilizando comunicaciones cifradas HTTPS.
  • Total disponibilidad de la agenda, tan sólo es preciso disponer de un acceso a Internet desde un PC o teléfono móvil.
  • Preservación de la agenda de trabajo del equipo comercial pues tan sólo ha de ajustar el modo de compartición para que dicha agenda no pueda ser alterada.
  • Puede reasignar la agenda de un comercial a otro con tan sólo anular las comparticiones previas y crear nuevas comparticiones.

Personalización
plusCalendar es un servicio web susceptible de ser personalizado para un determinado grupo de usuarios, por lo que si está interesado en disponer de una versión personalizada póngase en contacto con nosotros y le explicaremos las características de dicho servicio.

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