Sugerencias de uso - Horarios de un gimnasio, centro deportivo, ...

Objetivo
Agilizar la difusión del horario de actividades del centro tanto entre sus socios, ya sean habitual o esporádicos. Gestionar de forma eficaz la reserva y comprobación de disponibilidad de los espacios comunes de tal modo que tanto el personal de administración del centro como sus usuarios puedan verificar la disponibilidad de las instalaciones.

Esquema del proceso de reserva de las instalaciones de un centro deportivo con plusCalendar

En el caso de los gimnasios y centros deportivos suele haber una programación de actividades semanal que es difundida entre sus socios. Además en ocasiones disponen de instalaciones, campos de tenis, paddle, etc. a disposición de los socios que han de ser reservadas para su utilización.

Esquema de creación y transmisión de la programación semanal de un centro deportivo con plusCalendar

Valores añadidos aportados por plusCalendar
  • El centro puede ajustar el horario de actividades en cualquier momento generando dicha comunicación en ese preciso instante.
  • Los socios pueden conocer el horario de actividades o la disponibilidad de las instalaciones en tiempo real y de forma remota, sean o no usuarios de plusCalendar, ahorrándose el centro el tiempo destinado a la atención de las peticiones de información.
  • Se ahorran los costes asociados a la impresión y distribución de horarios.
  • Se ahorra tiempo en cuanto a la reserva de los espacios comunes, no es preciso llamar a la recepción del centro para conocer la disponibilidad de dichos espacios.
  • En caso de que los socios del centro le faciliten sus datos de contacto puede hacerles llegar convocatorias a eventos esporádicos, recordatorios de eventos, etc. de forma automática y con un mínimo coste.

Procedimiento
1º- Registro en el sistema del personal de administración del centro.

2º- Creación de un calendario para todo el gimnasio o por actividad, por ejemplo spinning, aerobic, etc. Si el centro dispone de instalaciones a disposición de los socios creamos un calendario por instalación.
En este caso optamos por la creación de calendarios públicos, esto es, accesibles tanto a los usuarios que dispongan en cuenta en plusCalendar como a los que no.
Nos quedamos con las direcciones de los calendarios públicos, para enlazarlos, bien desde la propia página web del gimnasio o bien para facilitársela a los socios del centro deportivo y que sean éstos quienes las añadan a sus favoritos.

3º- Compartimos los calendarios entre el personal de administración del centro.

Requisitos:

  • Nombre de cada persona.
  • Correo electrónico.

Características de la compartición, por cada una de las personas con las que comparte un calendario puede elegir:

  • Nivel de acceso al calendario: "Escritura" (recomendado). Se trata de que las personas encargadas de la programación y reserva de instalaciones puedan fijar en ellos los horarios de la semana o los horarios reservados de cada instalación.
  • Nivel de propagación: "Ninguno" (recomendado). Dado que los calendarios de por sí son públicos no es necesario que se compartan.

Esquema de la estructura de agenda compartida de un centro deportivo

4º- Cada una de las personas con las que hayamos compartido un calendario recibirá en su buzón de correo electrónico un mensaje indicándoselo de tal modo que simplemente registrándose en plusCalendar o accediendo a su cuenta de plusCalendar, si ya disponía de ella, podrá acceder a dicho calendario y utilizarlo.

5º- Comunicamos a los socios del centro la existencia de los distintos calendarios así como las direcciones de consulta.

Seguridad
  • Copias de seguridad programadas, sin que se tenga que preocupar de ello.
  • Control sobre quién puede y no puede ver la agenda de la empresa.
  • Conexión segura, la conexión con el servicio se realiza de forma segura utilizando comunicaciones cifradas HTTPS.
  • Total disponibilidad de la agenda, tan sólo es preciso disponer de un acceso a Internet desde un PC o teléfono móvil.

Personalización
plusCalendar es un servicio web susceptible de ser personalizado para un determinado grupo de usuarios, por lo que si está interesado en disponer de una versión personalizada póngase en contacto con nosotros y le explicaremos las características de dicho servicio.

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